Elektronische Beschaffung als Hebel zur Kostensenkung.

Kostenfaktor Beschaffung

Aufgrund des immer stärker werdenden Kostendrucks sind viele Unternehmen heutzutage auf der Suche nach Möglichkeiten der Effizienzsteigerung und Kostensenkung.

Ein Gebiet, das in diesem Zusammenhang vielfach noch ein Potential bietet, ist der Bereich der Beschaffung. Vor allem im Bereich der sogenannten C-Teile (Kleinteile, Verbrauchsteile, Bürobedarf und Rechner-Zubehör) steht der Aufwand der für herkömmliche Genehmigungs- und Beschaffungswege via Papier betrieben wird, in keinem Verhältnis zum beschafften Warenwert.

Vielfach löst der Mitarbeiter das Problem in Eigeninitiative, in dem er sich das dringend benötigte Arbeitsmittel selbst beschafft, um dadurch im Nachgang erst recht einen enormen Aufwand durch Genehmigungen und Belegerfassungen zu erzeugen. Außerdem geschieht der Kauf meist sogar zu schlechteren Konditionen, als dies bei einem Zentraleinkauf möglich wäre.

Automatisierter Einkauf senkt Kosten

Durch den Einsatz von up2date eProcurement verlagern Sie die Beschaffung an die Bedarfsstelle, ohne die notwendige Kontrolle zu verlieren und auf gute Einkaufskonditionen verzichten zu müssen.

Der Mitarbeiter darf die für ihn freigegebenen Kataloge, Bestellvorschläge und Produkte auswählen und im Rahmen der ihm zugewiesenen Budgetrahmen bestellen. Darüber hinausgehende Beschaffungen durchlaufen den im Unternehmen vorgeschriebenen Genehmigungsprozess, um schließlich gebündelt an den oder die entsprechenden Lieferanten, sowie das eigene ERP-System weiter gegeben zu werden. Dabei ist es egal, welches ERP-System bei Ihnen oder Ihrem Lieferanten im Einsatz ist, da up2date eProcurement konsequent auf Industriestandards, wie OpenTrans und Open Catalog Interface setzt.

Flexible Erweiterbarkeit

Die Benutzer, sowie die Genehmigungshierarchie werden direkt im up2date Backoffice gepflegt und können mit angebundenen Backend-Systemen ausgetauscht werden. Die Lieferantenkataloge können über Standardschnittstellen importiert werden oder auf externe Online-Kataloge referenzieren. Das Backend des Shops unterstützt verschiedene, austauschbare Engines, unter anderem für Payment, Preismodell, Bezahlung, Versandabwicklung und Bestandsführung. Hiermit können kundenindividuelle Anforderungen problemlos implementiert werden. Verschiedene Engines für Bezahlfunktionen (Rechnung, Nachnahme, Kreditkarte, Lastschrift) und Payment (PAGO, Clickpay... ) stehen ebenfalls zur Verfügung.

Fakten und Features

Produktkatalog

Workflow

• Genehmigungsprozesse abhängig von der Unternehmenshierarchie
• Vertreterregelung
• Monatsbudgets

Produktauswahl / Bestellung

• Hinterlegung von konfigurierbaren Bestellvorschlägen („Warenkörbe“)
• Transienter (session bezogener) Warenkorb

Adressverwaltung

• Mehrere Adressen pro Benutzer
• Bevorzugte Adressen festlegen
• Firma als Container, der mehrere Benutzer enthalten kann.

Payment Engines

• PAGO (optional)
• Clickpay (optional)

Schnittstellen

• BMEcat
• CSV
• SAP Open Catalog Interface (optional)
• VDI / TecDoc (optional)

Preismodelle

• Simple Price Factory (Ein Preis in einer Währung und ein Steuersatz pro Artikel)
• Standard Price Factory (Staffelpreise pro Artikel)
• Discount Price Factory (Grundpreis mit absoluten oder relativen Rabatten, abhängig von Produkt, Produktgruppe, Kunde oder Kundengruppe) (optional)
• Named Price Factory (individuelle Preise für Kunden oder Kundengruppen) (optional)

Statistik

• Bestellstatistiken für Artikel und Kunden

Bestandsführung / Verfügbarkeit

• Verfügbarkeitsanfragen über Engine möglich

BackOffice

• Stammdatenpflege
  - Benutzer
  - Hierarchie
  - Adressen
  - Kataloge
  - Warengruppen
  - Artikel
  - Bestellvorschläge
• Bestellansicht
• Integriert in das BackOffice des up2date Content Management Servers

Technik

• Application Server:
  IBM WebSphere Application Server Express, Tomcat, Orion...
• Datenbank:
  IBM DB2, mySQL, MS SQL, Oracle, PostGres, SAP DB...
• Web-Server:
  IBM http, Apache, IIS…
• Plattformen:
  Linux, Windows, Solaris...